Reclama Tu Tiempo y Espacio

Prioriza y Próspera: Metodologías para una Gestión Efectiva

Introducción

Como muchos de ustedes saben, en Infinite Institute nos dedicamos a apoyar a líderes y emprendedores que buscan crecer, desarrollar su carrera y convertir ese crecimiento en el estilo de vida que desean y con el que sueñan. Eso es lo que nos proponemos para ustedes.

Últimamente hemos estado poniendo más énfasis en el crecimiento y desarrollo personal. Nos hemos dado cuenta de que este es un tema relevante para muchas personas, al igual que lo es para nosotros. Siempre investigamos sobre metodologías y frameworks, y tratamos de no solo brindarles contenido, sino que se extienda hacia una comunidad y experiencias en las que trabajamos juntos.

Reflexión Personal sobre la Gestión del Tiempo

Hoy quiero hablar sobre algo en lo que he estado reflexionando recientemente. Al igual que ustedes, tengo muchas tareas en mi lista de pendientes, y a menudo me siento presionado. Sé que todos nos hemos llegado a sentir así, ya sea por proyectos e ideas que hemos iniciado, o por cosas que llegan a nuestro regazo de parte de un cliente, nuestro jefe, etcétera.

El problema es que, de alguna manera, pueden irrumpir en nuestras vidas si las dejamos, y la verdad es que, la mayor parte del tiempo,lo hacen. A veces tratamos nuestra lista de pendientes como si fueran incendios, y sentimos que si no los resolvemos rápido, el mundo se va a acabar. Entonces, en lugar de disfrutar nuestro día a día y hacer un trabajo de calidad del cual nos sintamos orgullosos o que nos proyecte hacia el crecimiento y el reconocimiento, nos pasamos el tiempo presionados, ansiosos y estresados.

Metodología de Priorización y su Fórmula

Quiero hablar de mi reflexión sobre este tema y cómo podemos, cada uno de nosotros, defender nuestra agenda, tiempo y talento. He estado trabajando en una metodología de priorización tanto de tareas como de stakeholders que quiero compartir con ustedes.

Existe un círculo vicioso, en el que muchos de nosotros nos encontramos atrapados: siempre trabajamos con prisa porque queremos cumplir con los acuerdos que hicimos con nuestro jefe, cliente, proveedor, etcétera. Y tratamos todo como si fuera igualmente importante, dejando que esas expectativas determinen la calidad de nuestra vida laboral.

Trabajamos con prisa y a medias para cumplir, lo que se convierte en insatisfacción, tanto para nosotros como para las personas que lo reciben. Nadie dijo que salir adelante tiene que ser algo que no nos guste. No están peleadas una cosa con la otra. Este es un círculo del infierno del que quiero salir, y estoy seguro de que ustedes también.

Por otro lado, he estado pensando en por qué nos dejamos arrastrar por este ciclo, y creo que una de las razones es bastante tonta: le damos más importancia a la forma que al fondo. Nos preocupa más ser formales, decir "sí" a todo y tratar de tener a todos contentos, en lugar de preocuparnos por el fondo y querer entregar algo bien hecho, de lo que nos sintamos orgullosos y disfrutemos en el proceso.

Lo veo en las organizaciones, es como en la escuela: con tal de entregar la tarea completa, poco importa si está bien o mal. En la escuela, yo enfrentaba ese problema; las cosas que me gustaban hacer me tomaban mucho más tiempo del que el maestro nos daba, y sacrificaba lo que no me parecía importante y urgente por darle atención y tiempo a lo que más valor tenía para mí. Esa fórmula, en la escuela, no me funcionó para las calificaciones, pero sí para definir mi propio camino de desarrollo.

Lo que quiero compartir con ustedes hoy son dos métodos que he estado armando o sintetizando a partir de cosas que he aprendido al crear cursos y trabajar con clientes.

Método de Priorización: Impacto, Urgencia y Esfuerzo

Primero, hablemos sobre la priorización. Creo que no se trata solo de preguntarse qué es más importante, aunque eso también es relevante. Quiero enfocarme en tres aspectos clave: impacto, urgencia y esfuerzo. La relación entre estos factores determina la verdadera prioridad de una tarea.

El impacto: ¿cómo podemos medir el impacto de una tarea? Puede ser que nos ayude a ganar dinero, a progresar en nuestras metas, que nos brinde satisfacción o disfrute. El tiempo es lo único en la vida que no regresa.

La urgencia: consideramos qué tan crítico es resolver algo dentro de un tiempo determinado. Si estás terminando un proyecto y debes entregarlo, eso sería una tarea urgente. Sin embargo, en muchas organizaciones, los jefes ponen límites de tiempo arbitrarios, a menudo en detrimento de la calidad del trabajo y de la satisfacción del empleado. Así que evaluar la urgencia es esencial.

El esfuerzo: algo que he aprendido del mundo de la agilidad es que el esfuerzo que una tarea va a requerir es una variable clave para determinar su prioridad. Una tarea de alto impacto y gran urgencia podría no ser prioritaria si requiere un esfuerzo desproporcionado.

Entonces, ¿cuál es la fórmula? Al inicio de la semana, enlisto todas las cosas que tengo que hacer. Evalúo la relación entre importancia, urgencia y esfuerzo para cada una. La fórmula es simple: tomamos la calificación de importancia o impacto y le restamos la diferencia entre la urgencia y el esfuerzo.

Por ejemplo, si tengo una tarea que consiste en hacer una propuesta de trabajo, puedo asignarle un 7 en impacto, un 8 en urgencia y un 5 en esfuerzo. La fórmula sería 7 más la diferencia entre 8 y 5, lo que nos da un total de 10. Esta tarea, por tanto, sería una prioridad alta.

En cambio, si comparo esta tarea con la de terminar un business plan para hacer crecer Infinite Institute, que tiene un impacto de 10, un esfuerzo de 10 y una urgencia de 5, el resultado sería diferente. Al aplicar la fórmula, obtengo un 5, lo que indica que, aunque el impacto es alto, no es la tarea que debería tener mayor prioridad hoy.

Este método nos permite defender nuestro tiempo y nuestra agenda sin ser irresponsables. Nos ayuda a hacer un buen trabajo, de calidad, y a disfrutarlo. Si alguien se desespera o se decepciona por nuestra priorización, tal vez sea una decepción que vale la pena asumir.

Manejo de Stakeholders 

Ahora quiero pasar a la siguiente parte de lo que les quiero compartir hoy: cómo manejar la relación con los diferentes stakeholders.

Existe un modelo que uso de una manera muy particular y que simplifica conceptos complejos. Este modelo tiene dos variables en una matriz de 2x2. La primera es el interés que tiene el stakeholder en nuestra relación, y la segunda es la influencia que tiene sobre nosotros o nuestro trabajo.

Por ejemplo, si tienes un stakeholder con bajo interés en ti y baja influencia, probablemente no valga la pena dedicarle mucho tiempo. Sin embargo, si tiene alto interés y alta influencia, se convierte en una prioridad alta.

Quiero explicarte cómo integro este modelo con la priorización de tareas y cómo hago un seguimiento para asegurarme de que estoy dedicando tiempo a las personas y tareas correctas. Pero vamos a dejar esto para el siguiente blog.

Conclusión

Todos podemos salir de ese círculo vicioso. Podemos disfrutar nuestro trabajo, hacer las cosas bien y sentirnos orgullosos de lo que logramos. Los animo a reflexionar sobre esto y a implementar estos métodos en su vida.